Wie man eine Spezifikation schreibt, die hält

Was eine Spezifikation leisten muss

Eine Spezifikation beschreibt nicht, wie gut eine Ware ist. Sie beschreibt, woran beide Seiten nach der Verladung messen, ob die gelieferte Ware der Vereinbarung entspricht. Das ist ein Unterschied mit Folgen. Ein Satz, der sich nicht nachmessen lässt, hilft im Streitfall keiner Seite, auch wenn er beim Vertragsschluss beruhigend klingt.

Der häufigste Fehler ist der nackte Nennwert. Die Angabe 5 Prozent Feinanteil sagt für sich genommen nichts. Es fehlt, was als Feinanteil gilt, mit welcher Methode gemessen wird, auf welche Menge sich der Wert bezieht und ab wann die Lieferung als abweichend gilt. Erst eine Definition, eine Prüfmethode, eine Bezugsmenge, ein Toleranzband und eine Grenze machen aus einem Wunsch eine prüfbare Klausel.

Ein brauchbarer Parameter hat deshalb vier Teile: die Größe selbst, die Prüfmethode, den Nennwert mit Toleranz und die Rechtsfolge bei Überschreitung. Fehlt einer dieser Teile, verlagert sich die Auseinandersetzung von der Messung auf die Auslegung.

Welche Parameter je Material wirklich zählen

Jedes Material hat wenige Parameter, die Preis und Verwendbarkeit bestimmen, und viele, die nur Papier füllen. Entscheidend sind die Größen, die den Prozess des Käufers begrenzen: im Zementwerk der Chlorgehalt, in der Pyrolyse der Drahtgehalt, beim Compoundeur der Fremdpolymeranteil.

Die Übersicht nennt je Materialgruppe die Parameter, die in Verträgen regelmäßig geregelt werden, und die Methode oder Bezugsgröße, auf die sich Käufer und Verkäufer dabei üblicherweise stützen. Sie ist kein Mindestkatalog. Sinnvoll ist, drei bis fünf Parameter scharf zu fassen und alles Weitere über eine Negativliste zu regeln.

Bei Altreifenballen ist die wichtigste Frage keine Zahl, sondern eine Abgrenzung: Welche Reifenarten sind enthalten, welche ausdrücklich nicht, bis zu welcher Felgengröße, und sind Lkw-Reifen dabei. Ballengewicht, Ballenmaße und Art der Bindung entscheiden anschließend darüber, wie viel Ware in einen Container geht und ob sie die Reise übersteht.

Positivliste und Negativliste

Eine Spezifikation hat zwei Hälften. Die Positivliste beschreibt, was in der Ware sein muss. Die Negativliste beschreibt, was nicht enthalten sein darf. Viele Spezifikationen bestehen nur aus der ersten Hälfte, und genau deshalb entstehen die meisten Reklamationen. Streit gibt es selten darüber, ob genug LDPE im Ballen war. Streit gibt es darüber, was sonst noch drin war.

Die Negativliste muss konkret sein und, wo möglich, eine Grenze nennen. Die Formulierung frei von Fremdstoffen ist keine Grenze, weil kein Sekundärrohstoff frei von allem ist. Brauchbar ist entweder eine Nullklausel für wenige, klar benannte Stoffe, deren Vorhandensein die Ladung unbrauchbar macht, oder eine Zahl mit Prüfmethode.

• Positiv: Materialgruppe, Herkunftsart, Handelsform, Korn- oder Ballenmaß und Mengeneinheit je Los
• Positiv: Kennwerte jeweils mit Nennwert, Toleranz und Prüfmethode
• Negativ: ausdrücklich ausgeschlossene Stoffe mit Null- oder Höchstgrenze, etwa Metallteile, Erde, Holz, Textilien, Flüssigkeiten
• Negativ: ausgeschlossene Teilströme, etwa bestimmte Reifenarten, gefährliche Abfälle oder medizinische Abfälle
• Negativ: Verpackungs- und Ladungsreste, die nicht zur Ware gehören
• Beides: die Angabe, welche Abweichung zur Zurückweisung führt und welche nur zu einem Abschlag

Probenahme: ohne Regel kein Beweis

Ein Messwert ist nur so gut wie die Probe, aus der er stammt. Bei Schüttgütern schwankt die Zusammensetzung über eine Ladung stärker, als die Analytik im Labor streut. Eine Probe aus der obersten Schicht eines Containers beschreibt die obersten Zentimeter, nicht die Ladung. Deshalb gehört die Probenahme in die Spezifikation und nicht in eine Fußnote.

Zwei Punkte werden regelmäßig vergessen. Erstens: wer die Probe zieht, wann das geschieht und wer dabei sein darf. Zweitens: Rückstellmuster. Ohne versiegelte Rückstellmuster auf beiden Seiten lässt sich nach der Ankunft nicht mehr klären, ob eine Abweichung aus der Ware, aus dem Transport oder aus der Probenahme stammt.

• Losdefinition: worauf sich ein Wert bezieht, etwa je Container, je Charge oder je 1.000 Tonnen
• Einzelproben: Anzahl und Entnahmepunkte, über den Ladevorgang verteilt und nicht aus einer Stelle
• Sammelprobe: Zusammenführung und Reduktion auf die Laborprobe nach einem festgelegten Verfahren
• Probenmenge: ausreichend für alle vereinbarten Prüfungen und für eine Wiederholung
• Rückstellmuster: zwei versiegelte Muster, eines bei jeder Seite, mit vereinbarter Aufbewahrungsfrist
• Zuständigkeit: wer die Probe zieht, wer anwesend sein darf und wie die Entnahme dokumentiert wird

Analysezertifikate richtig verlangen

Ein Analysezertifikat ist eine Aussage über eine bestimmte Probe aus einem bestimmten Los zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es ist keine Eigenschaft des Lieferanten und keine Dauerzusage. Ein Zertifikat, das zu einem anderen Los gehört, ist für die vorliegende Lieferung kein Zertifikat, auch wenn dasselbe Material daraufsteht.

Vier Angaben entscheiden über die Verwendbarkeit: das prüfende Labor, die angewandte Methode mit Normbezug, das Datum der Prüfung und die Los- oder Probennummer, die sich der Lieferung zuordnen lässt. Ohne Methodenangabe lassen sich zwei Zertifikate nicht vergleichen, weil dieselbe Größe je nach Verfahren unterschiedlich ausfällt. Das gilt besonders für Feuchte, Asche und Korngröße.

Ob das Labor akkreditiert sein muss, gehört ebenfalls in den Vertrag. Im Markt üblich ist, für die streitentscheidenden Parameter ein nach ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor zu verlangen und für die laufende Produktionskontrolle das Werkslabor zuzulassen. Ebenso üblich ist ein verkleinerter Prüfumfang je Los mit einer vollständigen Prüfung in festen Abständen.

Unabhängige Vorversandkontrolle

Eine unabhängige Vorversandkontrolle prüft, was sichtbar, wiegbar und beprobbar ist: Materialart und Sortierung nach Augenschein, Ballenmaße und Ballengewichte, Zustand des Containers, den Ladevorgang, die Verplombung und die Fotodokumentation. Sie ersetzt keine Analytik. Ein Inspektor sieht keinen Chlorgehalt und keinen Schmelzindex, und den Inhalt eines geschlossenen Ballens kann er nur stichprobenweise beurteilen.

Sinnvoll ist die Kontrolle dort, wo sie früh ansetzt: beim Beladen, nicht nach dem Verschließen. Danach lässt sich nur noch die Plombe prüfen. Zur Klausel gehören deshalb der Zeitpunkt, der Umfang, die Anzahl der zu öffnenden Einheiten und die Pflicht, jeden Container beim Beladen und nach dem Verschließen zu fotografieren, mit Plombennummer im Bild.

Zwei Punkte bleiben oft offen. Erstens die Kosten: Im Markt üblich sind Regelungen, nach denen der Auftraggeber der Inspektion zunächst zahlt und die Kosten bei nachgewiesener Abweichung auf die andere Seite übergehen. Zweitens die Rechtsfolge. Eine Inspektionsklausel ohne Rechtsfolge ist wertlos. Möglich sind Zurückweisung, Preisabschlag nach einer vereinbarten Formel oder Nachsortierung auf Kosten des Lieferanten, jeweils mit Frist und mit der Angabe, wer entscheidet.

Wie die Spezifikation in den Vertrag kommt

Eine Spezifikation, auf die der Vertrag nicht verweist, ist eine E-Mail. Sie braucht eine Nummer, eine Versionsangabe und ein Datum, und der Vertrag muss genau diese Version als Anlage benennen. Änderungen gelten nur, wenn beide Seiten eine neue Version unterschreiben. Sonst steht im Streit die Fassung, die der Käufer zuletzt gespeichert hat, gegen die, die der Verkäufer zuletzt gesendet hat.

Vier Klauseln verbinden Spezifikation und Vertrag. Die Qualitätsklausel erklärt die Spezifikation zur vereinbarten Beschaffenheit. Die Toleranzklausel legt fest, welche Abweichung noch vertragsgemäß ist. Die Konfliktklausel benennt ein Schiedslabor, dessen Ergebnis beide Seiten anerkennen, und regelt, wer es beauftragt und bezahlt. Die Rangfolgeklausel sagt, was gilt, wenn Vertrag, Spezifikation und Auftragsbestätigung sich widersprechen.

Dazu kommen Fristen. Eine Rügefrist ohne Datumsbezug ist unbrauchbar. Üblich sind Fristen ab Löschung im Bestimmungshafen oder ab Ankunft am Werk, verbunden mit der Pflicht, beanstandete Ware bis zur Klärung getrennt und unverarbeitet zu lagern. Wird die Ware vor der Prüfung verarbeitet, ist der Nachweis praktisch nicht mehr zu führen.

Wer regelmäßig liefert oder kauft, führt die Spezifikation als eigenes, nummeriertes Dokument und nicht als Absatz im Angebot. Wir stimmen Parameter, Probenahme und Prüfumfang bei Anfragen vor der ersten Ladung schriftlich ab.

Häufige Fragen

Reicht es, die Spezifikation des Käufers zu übernehmen?

Nur, wenn der Lieferant jeden Parameter darin auch messen oder ausschließen kann. Eine übernommene Spezifikation mit Werten, die im eigenen Prozess nie geprüft wurden, verschiebt das Risiko vollständig auf den Lieferanten. Sinnvoll ist, jeden Punkt einmal durchzugehen und strittige Werte vor Vertragsschluss zu ändern statt nach der ersten Reklamation.

Was ist ein sinnvolles Toleranzband?

Eines, das die reale Streuung des Materials und die Streuung der Prüfmethode abdeckt und trotzdem für den Käufer verwendbar bleibt. Zwei Zahlen gehören dazu: die Toleranz für den einzelnen Wert und, bei laufenden Lieferungen, ein Mittelwert über mehrere Lose. Ohne den Mittelwert kann eine ganze Serie knapp zulässiger Lieferungen dauerhaft an der Grenze liegen.

Wer sollte die Probe ziehen?

Am belastbarsten ist eine Probenahme durch einen unabhängigen Dritten im Beisein beider Seiten oder ihrer Vertreter. Ist das nicht möglich, sollte wenigstens das Verfahren vertraglich festgelegt und die Entnahme fotografisch dokumentiert sein. Entscheidend ist in jedem Fall, dass beide Seiten ein versiegeltes Rückstellmuster erhalten.

Was tun, wenn zwei Labore unterschiedliche Werte liefern?

Das ist der Normalfall und kein Betrugsverdacht. Deshalb gehört in den Vertrag, ab welcher Differenz ein drittes Labor entscheidet, welches Labor das ist und aus welcher Probe es prüft. Ohne Rückstellmuster fehlt dieser dritten Prüfung die Grundlage, und die Frage bleibt offen.